1. Managed Services in Ihrem Alltag als Private Markets Ops Manager

Sie kennen das: Die Komplexität im Finanzsektor steigt, und Private Market Investments (PMI) – also Anlagen wie Private Equity, Immobilien oder Infrastruktur – werden immer wichtiger. PMI bieten zwar tolle Chancen, aber für Sie im operativen Geschäft bedeuten sie oft: Illiquidität, höhere Risiken und vor allem komplexe, manuelle Prozesse. Anders als bei Aktien sind Daten und Abläufe hier selten standardisiert. Genau hier kommen Managed Services ins Spiel – externe Dienstleister, die Sie unterstützen können.

Früher war das reines Outsourcing, heute sind Managed Services oft strategische Partnerschaften. Sie sollen helfen, innovativer zu werden, die Performance zu steigern und die Flut an Vorschriften einzuhalten. Für Sie als Asset Manager, der unter Druck steht, Kapital effizient einzusetzen und die Erwartungen von Investoren und Management zu erfüllen, können Managed Services der Schlüssel zu Spezialwissen und neuen Technologien sein. Gerade weil PMI-Investments immer komplexer werden, brauchen Sie bessere Analysen und eine smarte operative Planung – hier kann ein guter Dienstleister helfen.

Dieser Artikel schaut sich zwei Hauptmodelle an, wie Sie Managed Services im PMI-Bereich nutzen können: das „Preserving“ (Bewahren) und das „Transforming“ (Transformieren) Modell. Wir schauen uns an, was das konkret für Ihre Strategie, Ihre Prozesse, die Vor- und Nachteile sowie für Ihr Team bedeutet.

Disclaimer: 

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Die hierin enthaltenen Informationen sollten vor einer Entscheidungsfindung unabhängig überprüft werden.

2. Das „Preserving“ Modell: Stabilität für Ihre bewährten Prozesse

Stellen Sie sich das „Preserving“ Modell wie eine gut geölte Maschine vor: Es geht darum, das zu erhalten, was funktioniert, und Risiken zu minimieren. Im PMI-Kontext heißt das: Sie behalten Ihre etablierten Arbeitsweisen bei und sorgen dafür, dass Ihre Daten und Prozesse sicher und korrekt bleiben. Managed Services werden hier genutzt, um die Effizienz und Zuverlässigkeit Ihrer bestehenden Abläufe zu steigern, ohne große Experimente oder Risiken einzugehen. Das passt gut, wenn Ihr Haus eher risikoavers ist oder wenn der Markt gerade stabil ist und keine radikalen Änderungen nötig scheinen.

Was bedeutet das für Ihr operatives Team?

• Ausgelagerte Routine: Sie geben Aufgaben wie die Standard-Fondsverwaltung, Basis-Reporting (z.B. nach Vorlage) oder Compliance-Überwachung an einen Dienstleister ab. Denken Sie an tägliche Abstimmungen, einfache NAV-Checks oder das Erstellen von Standard-LP-Reports.
• Fokus auf Effizienz: Der Dienstleister konzentriert sich darauf, diese wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass Sie die bestehenden regulatorischen Anforderungen erfüllen.
• Co-Sourcing möglich: Sie behalten die Hoheit und Kontrolle über Ihre Daten, während der Dienstleister z.B. System-Updates oder die Datenpflege übernimmt.
• Ihr Team konzentriert sich neu: Der Schwerpunkt liegt darauf, Ihre bestehenden Workflows zu optimieren und Ihr internes Team von Routineaufgaben zu entlasten. So haben Ihre Leute mehr Zeit für die wirklich kritischen Dinge: die Unterstützung der Anlagestrategie, komplexe Deal-Abwicklungen oder die individuelle Betreuung wichtiger Investoren.

Die Vorteile für Ihren Bereich:

• Weniger Risiko: Sie nutzen das Spezialwissen des Anbieters bei Compliance und Datensicherheit.
• Kosten im Griff: Back-Office-Abläufe werden optimiert, was Gemeinkosten senken kann.
• Fokus aufs Wesentliche: Ihr Team kann sich auf die Kernkompetenzen konzentrieren.
• Bessere Genauigkeit: Spezialisierte Anbieter machen bei Routineaufgaben wie Dateneingabe oder Abstimmung oft weniger Fehler.
• Stabilität: Sie verbessern die Effizienz, ohne Ihre strategische Ausrichtung oder eingespielte Prozesse komplett über den Haufen zu werfen.

Die Herausforderungen und Risiken für Sie:

• Bremse für Innovation? Dieses Modell kann Wachstum und Anpassungsfähigkeit einschränken. Wenn sich Markt, Technologie oder Investoren-Erwartungen ändern, könnten Sie Schwierigkeiten haben, schnell genug zu reagieren.
• Technologie-Rückstand? Wenn Sie nicht aktiv in neue Technologien wie KI investieren (lassen), könnten Sie gegenüber innovativeren Wettbewerbern zurückfallen.
• Abhängigkeit: Eine starke Abhängigkeit vom Anbieter ohne klare strategische Steuerung durch Sie kann zum Problem werden (Vendor Lock-in). Was, wenn der Anbieter die Qualität nicht hält oder die Preise stark anzieht?
• Nur Optimierung, keine Neuerfindung: Der Fokus liegt darauf, Bestehendes besser zu machen, nicht darauf, neue Wege zur Wertsteigerung zu finden. Das kann langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit einschränken, gerade in einem dynamischen Feld wie PMI.

3. Das „Transforming“ Modell: Mit Innovation zu neuen operativen Höchstleistungen

Das „Transforming“ Modell ist das Gegenteil: Hier nutzen Sie Managed Services aktiv als Motor für grundlegende Veränderungen und Innovationen in Ihren Abläufen. Es geht um digitale Transformation, darum, Ihr Geschäfts- und Betriebsmodell neu zu gestalten, um widerstandsfähiger und agiler zu werden. Sie denken vielleicht darüber nach, wie Sie von reiner Datenverarbeitung zu einem echten Service-Partner für das Investment-Team werden können. Dieser Ansatz passt, wenn Ihr Haus einen klaren Wettbewerbsvorteil durch Technologie, optimierte Prozesse und neue Wachstumschancen sucht.

Was bedeutet das für Ihr operatives Team?

• Strategische Partnerschaft: Sie binden Anbieter für strategische Beratung ein, nicht nur für Aufgaben.
• Neue Technologien einführen: Sie implementieren vielleicht KI für eine schnellere Due Diligence oder ein besseres Portfoliomanagement, überarbeiten Ihre Datenarchitektur (Stichworte: Managed Data Services, Data Mesh) oder nutzen neue Analyse-Tools (DMaaS).
• Prozesse neu denken: Ihre operativen Abläufe werden grundlegend überarbeitet, oft im Rahmen von digitalen Transformationsprojekten, bei denen Ihr Team eine Schlüsselrolle spielt.
• Outsourcing 3.0: Anbieter werden zu Partnern entlang der gesamten Wertschöpfungskette, nicht nur für isolierte Aufgaben.
• Investition in die Zukunft: Der Fokus liegt darauf, externes Know-how und moderne Technologien zu nutzen, um deutliche Sprünge bei Leistung und Effizienz zu machen. Ihr Team muss bereit sein, Neues zu lernen und Veränderungen aktiv mitzugestalten.

Die Vorteile für Ihren Bereich:

• Mehr Wert schaffen: Bessere operative Abläufe, schnellere Identifizierung von Chancen (z.B. durch KI-Analyse) und optimierte Portfolio-Performance.
• Effizienz-Boost: Automatisierung mit RPA und KI senkt Kosten und steigert die Produktivität Ihres Teams (weniger manuelle Arbeit).
• Wettbewerbsvorteil: Sie nutzen innovative Lösungen, um schneller, besser oder günstiger zu sein als die Konkurrenz.
• Bessere Entscheidungen: Fortschrittliche Datenanalysen liefern fundiertere Grundlagen für Anlagestrategien und Risikomanagement, was auch Ihre Reports wertvoller macht.
• Agilität: Ihr Bereich kann schneller auf Marktveränderungen, neue Vorschriften oder Technologien reagieren. Sie fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Team.

Die Herausforderungen und Risiken für Sie:

• Komplexe Umsetzung: Neue Technologien in alte Systeme zu integrieren oder eingespielte Prozesse komplett umzukrempeln, ist anspruchsvoll, zeitaufwendig und erfordert Ressourcen und Know-how – auch in Ihrem Team.
• Scheitern möglich: Nicht jede Transformation gelingt. Mangelnde Akzeptanz im Team, eine unklare Strategie oder schlechte Ausführung können dazu führen, dass die erhofften Ergebnisse ausbleiben und Frust entsteht.
• Widerstand im Team: Mitarbeiter könnten sich gegen große Veränderungen wehren. Sie brauchen gute Change-Management-Strategien und müssen Ihr Team mitnehmen.
• Hohe Kosten: Neue Technologien, Berater und eventuell Umschulungen kosten Geld. Der ROI muss klar sein und auch gegenüber Ihrem Management verteidigt werden.
• Datenrisiken: Neue Technologien (KI, Cloud) und größere Datenmengen werfen Fragen zur Datensicherheit, zum Datenschutz und zur Compliance auf, für die Sie verantwortlich sind.

Eine erfolgreiche Transformation erfordert sorgfältige Planung, starke Führung (auch von Ihnen!), eine klare Vision und ein proaktives Management der Risiken.

4. Herausforderungen meistern: Konkrete Tipps für Sie als Ops Manager

Merkmal	Preserving Modell	Transforming Modell
Strategie	Aufrechterhaltung der operativen Stabilität, Sicherstellung der Compliance, Optimierung von Back-Office-Funktionen ohne wesentliche Änderungen.	Antrieb signifikanter strategischer, operativer und technologischer Veränderungen zur Wertsteigerung und Effizienzverbesserung.
Prozesse	Auslagerung routinemäßiger Aufgaben wie Fondsverwaltung, grundlegende Berichterstattung und Compliance-Monitoring.	Strategische Beratung, Implementierung neuer Technologien (z.B. KI), Überarbeitung operativer Prozesse, digitale Transformation.
Vorteile	Risikominimierung, Kosteneffizienz, Fokus auf Kernkompetenzen, verbesserte Genauigkeit bei Routineaufgaben.	Erhöhte Wertschöpfung, verbesserte Effizienz, Wettbewerbsvorteil, bessere Entscheidungsfindung, erhöhte Agilität und Anpassungsfähigkeit.
Herausforderungen/Risiken	Begrenztes Wachstum und Anpassungsfähigkeit, potenzielle verpasste Chancen, Abhängigkeit von externen Anbietern, begrenzte Wertschöpfung.	Implementierungskomplexität, potenzielles Scheitern von Transformationen, Widerstand gegen Veränderungen, hohe Implementierungskosten, Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz.

Egal für welches Modell Sie sich (oder Ihr Management) entscheiden, bestimmte Bereiche erfordern Ihre ständige Aufmerksamkeit:

• Compliance & Regulierung:
  • Kennen Sie die Regeln: Verstehen Sie die Vorschriften (DSGVO, SEC Rules, AIFMD, DORA etc.), die für Ihre PMI-Aktivitäten relevant sind.
  • Nutzen Sie Expertise: Arbeiten Sie mit Managed-Services-Anbietern zusammen, die nachweislich Expertise in den für Sie relevanten Finanzvorschriften haben. Fragen Sie gezielt nach!
  • Robuste Programme: Implementieren Sie klare Compliance-Prozesse mit regelmäßigen Checks, Schulungen für Ihr Team und aktuellen Richtlinien.
  • Tools nutzen: Digitale Plattformen können helfen, Vorschriften zu überwachen, Warnungen zu generieren und Berichte zu automatisieren.
• Datenmanagement & -integrität:
  • Klare Verantwortung: Etablieren Sie ein klares Daten-Governance-Framework: Wer ist wofür verantwortlich in Ihrem Team und beim Dienstleister?
  • Qualität sichern: Implementieren Sie Datenvalidierungs-Checks. KI-Tools können helfen, die Qualität kontinuierlich zu überwachen und Fehler zu finden.
  • Sicherheit geht vor: Nutzen Sie sichere Cloud-Speicher, Verschlüsselung und halten Sie sich an Prinzipien wie ALCOA (Attributable, Legible, Contemporaneous, Original, Accurate) zur Datenintegrität.
  • Eine Quelle der Wahrheit: Arbeiten Sie an Datenstandardisierung und -integration, um Silos aufzubrechen und eine verlässliche Datenbasis zu schaffen.
• Ihre Rolle bei Best Practices:
  • Due Diligence: Führen Sie bei der Auswahl von Dienstleistern eine gründliche Prüfung durch – nicht nur finanziell, sondern auch operativ. Verstehen Sie deren Prozesse!
  • Klare Ziele: Definieren Sie messbare Ziele, was Sie mit Managed Services erreichen wollen.
  • Team einbinden: Sorgen Sie für Management-Unterstützung und beziehen Sie Ihr Team und andere Stakeholder aktiv mit ein.
  • Anpassungsfähig bleiben: Fördern Sie eine Kultur in Ihrem Team, die Veränderungen annimmt.
  • Audit Trails: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aktivitäten nachvollziehbar protokolliert werden (wer hat was wann geändert?). Diese Logs müssen sicher, manipulationssicher und zugänglich sein. Überprüfen Sie sie regelmäßig!

5. Die Evolution: Hybrid-Modelle und Spezialisten im PMI-Sektor

Die Realität ist oft nicht schwarz oder weiß. Hybrid-Modelle erlauben Ihnen, das Beste aus beiden Welten zu kombinieren:

• Flexibilität: Sie behalten die Kontrolle über strategische Kernfunktionen (z.B. komplexe Bewertungsentscheidungen – Preserving), lagern aber bestimmte operative Aufgaben (z.B. IT-Helpdesk, Cybersicherheit – Transforming) an Spezialisten aus.
• Maßgeschneidert: Dieser Ansatz ermöglicht eine Lösung, die genau zu den Bedürfnissen, der Risikobereitschaft und den Fähigkeiten Ihres Teams passt.
• Beispiele:
  • Co-Managed IT: Ihr internes IT-Team arbeitet eng mit einem externen Dienstleister (MSP) zusammen, um z.B. spezielle Expertise in Cybersicherheit zu nutzen oder Lastspitzen abzufedern.
  • Outsourced Chief Investment Officer (OCIO) – Teilweise: Vielleicht nicht für das gesamte Portfolio, aber Sie könnten Teile des Mandats (z.B. bestimmte alternative Anlagen) an einen OCIO geben, um Zugang zu dessen Expertise zu erhalten, während Ihr Team sich auf andere Bereiche konzentriert.

Gleichzeitig gibt es immer mehr spezialisierte Managed Services Anbieter für den PMI-Sektor: Experten für Finanz-Compliance, Private-Equity-Software, Cybersicherheit für Asset Manager oder Datenmanagement für alternative Anlagen. Diese Spezialisten können oft effektivere Lösungen bieten als generische Anbieter.

6. Fazit: Welchen Weg schlagen Sie mit Ihrem Team ein?

Die Wahl des richtigen Managed-Services-Modells ist eine strategische Entscheidung mit direkten Auswirkungen auf Ihren operativen Alltag und den Erfolg Ihres Teams. Der Markt wird komplexer, der regulatorische Druck steigt, und die Forderung nach mehr Wertschöpfung ist allgegenwärtig.

• Das „Preserving“ Modell bietet Stabilität und Effizienz für Ihre bestehenden Abläufe – gut, wenn Sie Stabilität priorisieren.
• Das „Transforming“ Modell ermöglicht Innovation und deutliche Leistungssteigerungen – richtig, wenn Sie und Ihr Haus ambitionierte Wachstumsziele verfolgen und bereit für Veränderungen sind.
• Hybrid-Modelle bieten einen flexiblen Mittelweg.

Die Zukunft gehört wahrscheinlich einer Kombination aus zunehmender Spezialisierung der Anbieter und maßgeschneiderten Hybrid-Ansätzen. Als operativer Manager ist es Ihre Aufgabe, die strategische Richtung zu verstehen, die richtigen Fragen zu stellen (intern und extern) und Ihr Team darauf vorzubereiten, die gewählte Strategie erfolgreich umzusetzen und zu managen.

Regulierungsbereich	Wichtige Vorschriften	Auswirkungen auf PMI	Wie Managed Services helfen können
Datenschutz	DSGVO, CCPA	Umgang mit personenbezogenen Daten, Einwilligungspflichten, Datensicherheit	Expertise im Datenschutz, Compliance-Frameworks, Technologieimplementierung.
Finanzvorschriften (USA)	Investment Advisers Act, SEC Private Fund Adviser Rules, FINRA-Regeln	Berichtspflichten, Treuepflicht, Marketing-Compliance, Aufzeichnungspflichten	Automatisierung der Berichterstattung, Compliance-Überwachung, Beratung zu regulatorischen Anforderungen.
Finanzvorschriften (EU)	AIFMD, MiFID II, DORA	Berichterstattung, Transparenz, Risikomanagement, digitale operationelle Resilienz	Expertise in EU-Vorschriften, Implementierung erforderlicher Frameworks.